Cuentas por Cobrar

El módulo de Cuentas por Cobrar atiende los ingresos que serán recibidos por parte de los clientes. Estos pueden ser ligados o no a un pedido de cliente. Dentro de este módulo se llevará a cabo el registro de la facturación realizada. La ruta se encuentra en Finanzas / CxC.

Parámetros Obligatorios.

• Tipo de CxC
• Cliente (Persona / Empresa)
• Empresa
• F. Registro (fecha de registro)
• Programación (fecha de programación)
• Moneda
• Estatus

Íconos / Botones:

• Agregar / Guardar: Sirve para crear, guardar o actualizar información.
• Cerrar: Cierra el formulario sin guardar los cambios realizados.
• Eliminar:  Quita el registro cuando esté en estatus en revisión.
• Seguimiento: Permite revisar los documentos ligados a la cuenta.

Crear una CxC.

Para crear una cuenta por cobrar en el sistema se requiere ingresar a la siguiente ruta Finanzas/CxC. Una vez seleccionada dicha opción, se mostrará el listado de las cuentas existentes de acuerdo a la siguiente imagen.

El formulario de las cuentas contiene campos que son requeridos para guardar el registro de la misma. Los campos requeridos son:

• Tipo de CxC
• Cliente
• Empresa
• Programación (fecha de programación)

Una vez que han sido completados los datos principales de la primera pestaña correspondiente a Datos Generales, se podrá ingresar a la siguiente pestaña de Datos Adicionales, la cual contiene tanto campos requeridos como de funcionalidad adicional que bien pueden considerarse como opcionales, dependiendo la necesidad del modelo de negocio.

Se puede apreciar que hay nombres de campos que tienen un asterisco (*), estos campos son de carácter obligatorio. Dentro de la pestaña Datos Generales,  el campo Moneda se considera obligatorio. De igual manera, existen campos que corresponden a registros adicionales, los cuales que puden fungir como opcionales para el usuario.

Campos adicionales en CxC.

• Método de Pago: Ofrece un catálogo relativo a finanzas. Esta opción permite seleccionar el método por el cual el cliente realizará el pago.
• Cobranza: Este campo permite asignar un usuario, el cual recibirá notificaciones si la cuenta por pagar tiene un saldo pendiente y permite designar a dicho usuario como encargado de brindar seguimiento al proceso.
• Recordar el: Este campo contiene un formato para ingresar fechas, y esto permite al usuario recibir una notificación en la fecha seleccionada para realizar la cobranza.
• Externa: Con este checkbox es posible ligar una cuenta por cobrar con alguna otra que sea cuenta que sea de tipo Otros.
• Comentarios y Bitácora CxC: El campo Comentarios permite hacer observaciones que se verán reflejadas en el campo Bitácora CxC.

Una vez que se ha guardado el documento, en la sección inferior se muestran distintas pestañas que se mencionan en el siguiente apartado.

Pestañas en CxC.

• Ítem Cuenta por Cobrar: Esta pestaña tiene como finalidad agregar las líneas y los conceptos que serán cobrados al cliente.
• Conceptos Mov. Banco: Permite visualizar los movimientos de banco relacionados a la cuenta, de los cuales se recibe en pago del mismo documento.
• Aplicaciones CxC: Brinda la opción de ver las notas de crédito relacionadas a este proceso. Adicionalmente permite cuadrar saldos que no entrarán en la pestaña Mov. de Banco.
• CxC Relacionadas: Da la oportunidad de mostrar cuentas por cobrar de tipo Otros que se encuentran relacionadas. Este apartado es únicamente informativo.
• Archivos: Esta pestaña permite cargar archivos o facturas en formato PDF, JPG, y PNG; y que estarán en el servidor y serán métodos de consulta cuando el usuario lo requiera.

Ítems de CxC.

En el presente artículo se hablará acerca de la subsección de ítems dentro de cuentas por cobrar (CxC), donde se visualiza un botón azul llamado +Línea. Este botón tiene la función de agregar uno por uno los conceptos que serán cobrados al cliente. En este ítem el usuario podrá agregar la cantidad de conceptos y el precio unitario de cada artículo y/o servicio que será cobrado al cliente.

Figura 1 Agregar Ítem a la CxC.

En la imagen anterior se describe un panel de totales en la porción derecha de la ventana. Este subtotal es la sumatoria de los montos de los ítems. Además se muestra el Impuesto al Valor Agregado (IVA) en el documento. Este checkbox es opcional y puede marcarse o desmarcarse según la necesidad del usuario. Adicionalmente se tiene la etiqueta de Totales que es la sumatoria entre el Subtotal más el IVA.

En la parte inferior se mostrará el mismo panel que incluyen los apartados Pagos y Saldo. Si la cuenta por cobrar tiene movimientos de banco ligados o una Nota de Crédito, se visualizará la cantidad aplicada en la etiqueta Pagos. En caso de tener saldos pendientes se visualizarán en la etiqueta Saldo.

Es posible generar la Cuenta por Cobrar bajo dos modalidades, por línea de Pedido o por Esquema de Impuestos.

CxC por Línea de Pedido.

Se utiliza esta opción para generar pagos correspondientes a una de las líneas del Pedido, ejemplo de Pedido con 3 líneas:

Al generar la CxC se selecciona la opción "Línea Pedido".

Esto permitirá seleccionar una línea del pedido, por la cual se generará la CxC.

En los Ítems de la CxC, se observará la información correspondiente a la línea que se haya seleccionado.

Generará otra CxC automática, por el saldo restante del total del Pedido.

CxC por Esquema de Impuesto.

Se utiliza esta opción para generar pagos agrupados por Esquemas de Impuestos, por ejemplo todo aquello que lleve IVA al 16%, IVA 0% o Retenciones.

Ejemplo de Pedido con Ítems con IVA 16% y sin IVA.

Se genera una CxC en automático.

Al abrir la CxC, ésta se muestra con dos Líneas, una correspondiente al total de los ítems que tienen Impuesto, y otra que corresponde al total del importe de aquellos ítems sin Impuesto.

Aplicación de Nota de Crédito.

Para realizar este proceso se requiere crear una cuenta por cobrar de tipo Nota de Crédito, una vez asignado el cliente correspondiente al mismo de la cuenta por cobrar a la que busca relacionarse dicha nota.

Posteriormente se agregará un ítem con nombre y precio equivalente al de la cuenta (sin IVA) al que se desea aplicar como pago de tipo Cobro Cliente u Otros.

Una vez que ha sido creada la nota de crédito, se seleccionará la pestaña Aplicaciones CxC , donde se muestra el botón azul +Aplicación. Habiéndolo seleccionado, aparecerá una pequeña ventana emergente que solicita elegir la cuenta por cobrar de tipo Cobro Cliente u Otros, según desee aplicar el usuario. Así mismo solicitará el monto que desea aplicarse al pago.

Una vez indicada la información, se deberá cambiar el estatus del movimiento a "Autorizado", teniendo como efecto que el saldo indicado en la NC descuenta el saldo de la CxC.

Estatus de las Cuentas por Cobrar.

Los estatus en cuentas por cobrar son de gran utilidad para controlar la edición y/o modificación del documento. A continuación se presenta una síntesis respecto a la funcionalidad de cada estatus.

• En Revisión: Permite que la cuenta por pagar sea editada en su totalidad.
• Autorizada: Bajo este estatus los campos de la cuenta por pagar se inhabilitan para su edición. Si los usuarios desean continuar con modificaciones al documento, será necesario regresar al estatus En Revisión.
• Cancelado: Inhabilita los campos y se evita que los usuarios editen la cuenta por cobrar.