Administración de Contratos Inmobiliarios

La vertical inmobiliaria, permite contar con un adecuado registro y administración de todo lo referente a la venta y renta de inmuebles, desde clientes, desarrollos, inmuebles y contratos.

Registro de Clientes.

Para llevar a cabo el alta o modificación de clientes se deberá ir al catálogo en la ruta Comercial / Clientes, donde se observará el listado de clientes que ya se han registrado previamente.

Dar clic al botón +Nuevo para agregar un nuevo registro.

Indicar la información correspondiente al cliente, aquellos campos marcados con un asterisco son datos obligatorios en el registro.

En la pestaña "Datos Referencia", se podrá indicar si el cliente que se está registrando corresponde a un Arrendador o Arrendatario.

Catálogo Tipos de Desarrollo.

En este catálogo se registran los diferentes Tipos de Desarrollos que se manejan, para generar posteriormente registros en el catálogo de Desarrollos. Éste se encuentra en la ruta Catálogos Inmobiliaria / Tipos de Desarrollos.

Al dar clic al botón + Nuevo, se habilitará la opción para dar de alta un nuevo registro, indicar el Nombre del tipo de desarrollo, y una descripción, siendo ésta última opcional.

Catálogo de Desarrollos.

En este catálogo se podrá dar de alta los Desarrollos o Proyectos Comerciales que se manejan, los cuales son muy relevantes ya que se relacionan con los demás catálogos inmobiliarios para dar de alta los inmuebles correspondientes a locales comerciales o viviendas en renta, éste se encuentra en la ruta Catálogos Inmobiliaria / Desarrollos.

Al dar clic al botón + Nuevo, se abrirá la pantalla para capturar los datos del nuevo registro. Importante considerar que éste catálogo está relacionado al anteriormente descrito, ya que se deberá indicar el Tipo de Desarrollo al que pertenece, de igual manera es importante encender el check "Des. Activo", que indica que dicho Desarrollo o Proyecto se encuentra activo y puede ser utilizado en procesos dentro del sistema.

Catálogo de Etapas de Desarrollos.

Este catálogo permite registrar las Etapas o Secciones correspondientes a un Desarrollo o Proyecto Comercial, éste se encuentra en la ruta Catálogos Inmobiliaria / Etapas Desarrollos.

Al dar clic al botón + Nuevo, se abrirá la pantalla para capturar los datos del nuevo registro. Importante considerar encender el check "Activo", que indica que dicha Etapa se encuentra activa y puede ser utilizada en procesos dentro del sistema.

Catálogo de Secciones de Etapas.

Se trata de un catálogo ligado a las Etapas de Desarrollo, y sirve para delimitar o seccionar las Etapas, pudiendo asignar más de una sección a una misma Etapa de Desarrollo. Éste se encuentra en la ruta Catálogos Inmobiliaria / Secciones Etapas.

Al dar clic al botón + Nuevo, se abrirá la pantalla para capturar los datos del nuevo registro. Importante considerar que se deberá ligar a una Etapa del Desarrollo así como capturar los datos que se requieran para llevar un correcto registro de la información, de igual forma permite agregar la imágen del plano del mismo.

Catálogo de Modelos.

Este catalogo permite registrar e identificar los diferentes tipos de inmuebles que serán rentados, de igual manera se deberá relacionar con un Desarrollo y se deberá asignar un tipo de Inmueble. La ruta a este catálogo es Catálogos Inmobiliaria / Modelos.

Al dar clic al botón + Nuevo, se abrirá la pantalla para capturar los datos del nuevo registro. Importante considerar que se deberá ligar a un Desarrollo así como capturar los datos que se requieran para llevar un correcto registro de la información, tales como los metros cuadrados, y el plano de ser necesario.

Catálogo de Tipos de Inmuebles.

En este catalogo se registran los diferentes Tipos de Inmuebles que se manejan, para generar posteriormente registros en el catálogo de Inmuebles. Éste se encuentra en la ruta Catálogos Inmobiliaria / Tipos de Inmuebles.

Al dar clic al botón + Nuevo, se habilitará la opción para dar de alta un nuevo registro, indicar el Nombre del tipo de Inmueble, y una descripción, siendo ésta última opcional.

Catálogo de Inmuebles.

En este catálogo, se registran todos los inmuebles que serán rentados y/o vendidos, los registros de este catálogo van relacionados a los catálogos anteriores (Desarrollos, Etapas, Secciones y Modelos), y la ruta es Catálogos Inmobiliaria / Inmuebles.

Al dar clic al botón + Nuevo, se abrirá la pantalla para capturar los datos del nuevo registro. Importante considerar que se deberá ligar a los catálogos ya mencionados, así como capturar los datos que se requieran para llevar un correcto registro de la información, tales como los metros cuadrados, y el plano de ser necesario. De igual forma activar los checks "Arrendable", "Vendible", "Habitable", según se requiera.

Una vez creado el Inmueble, quedará registrado en el catálogo y su clave estará conformada por la Etapa del Desarrollo, Sección, Lote, Número y Modelo del Inmueble.

Creación de Contrato.

Para generar un Contrato, se deberá ir al módulo correspondiente en la ruta Comercial / Contratos, ahí se observará el listado de los Contratos ya existentes, así como la opción para crear un nuevo registro.

Al crear un nuevo registro, con el botón + Nuevo, se mostrará una pantalla para indicar los datos del Contrato.

Pestaña Datos Generales.

Al generar un Contrato, se deberán indicar los principales datos del mismo, tales como:

• Nombre: Indicar el nombre del Contrato, el cual permita al usuario identificarlo de manera más sencilla, adicional a la clave que le asignará el sistema.

• Inmueble: Seleccionar el inmueble correspondiente del catálogo.

• Arrendatario: Seleccionar, del catálogo de clientes, el arrendatario correspondiente. El Arrendador, es un dato del inmueble, el cual corresponde al propietario.

• Descripción: Permite agregar una descripción más amplia al contrato.

• Mercado: Indicar si el mercado es privado o pertenece al sector público.

Pestaña Fechas y Valores.

• Fecha Inicio: Corresponde a la Fecha en que inicia el contrato, se indica directamente en el campo.
• Total de Periodos: Total de meses que tendrá duración el contrato, se indica directamente en el campo.
• Fecha Fin: Corresponde a la Fecha en que termina el contrato, se calcula de acuerdo a los periodos que se hayan indicado en el campo anterior descrito.
• Periodos 1er Renovación: Corresponde al periodo de meses que se va a renovar el contrato por primera vez, el dato se indica directamente en el campo.
• Inicio Primer Renovación: Corresponde a la Fecha en que se renovará el contrato por primera vez, de acuerdo a los periodos que se hayan indicado.
• Renta Inicial: Corresponde al importe que habrá de pagar el arrendatario al arrendador mensualmente, éste dato se obtiene por omisión de la información del Inmueble, sin embargo puede ser modificado cuando se crea el contrato o cuando está en estatus "Edición".
• Meses de Depósito: Corresponde a la cantidad de meses que se habrá de cobrar el valor de la Renta Inicial por concepto de garantía.
• Último Valor Integrado: Corresponde al valor de la Renta Inicial más el porcentaje de la Parte Variable.
• Parte Variable: Corresponde a un porcentaje que se habrá de cobrar de manera mensual, adicional al cobro mensual correspondiente a la Renta.
• Referencia Variable: Corresponde a un importe estimado del cual se obtendrá el porcentaje de la Parte Variable, este dato es informativo a nivel encabezado del contrato, ya que el dato real se verá en las Renovaciones correspondientes al contrato.

Para realizar el cálculo de las CxC, se deberá cambiar el estatus del contrato a "Autorizado".

Renovaciones.

Una vez que se encuentra en estatus "Autorizado", se generará la primer Renovación.

Al dar clic en la Clave de la Renovación, se abrirá la siguiente pantalla con los datos del contrato, dividido en dos pestañas.

Datos Generales.
Contiene información referente al periodo de Renta de la Renovación correspondiente, al ser la primera contiene la Fecha de Inicio (La cual es la misma que la Fecha de Inicio del Contrato), los Periodos iniciales hasta que se renueve el contrato, y el estatus, el cual se genera en "Revisión".

Valores.
Contiene información referente a montos y porcentajes establecidos en el Contrato, los cuales pueden ser modificados, como el Monto Periodo, el cual corresponde al pago de la renta mensual, el Porcentaje de la Parte Variable y la Referencia Variable.
Los campos Tasa Referencia y Tasa Adicional, corresponden a porcentajes de incremento que pueden ser aplicados en esta Renovación o en las subsecuentes.

Al cambiar el estatus de la Renovación a "Autorizado", se generarán las Cuentas por Cobrar correspondientes al periodo de Renovación en la pestaña CxC.

Al consultarlas, se observa que generó 13 Cuentas por Pagar, correspondientes a las doce Mensualidades, así como el pago del Depósito inicial de Renta.

Parte Variable.

Al cambiar el estatus de la Renovación a Autorizado, también se generarán los pagos correspondientes a la Parte Variable, es decír al porcentaje que se cobrará mensualmente adicional al pago de la Renta.

Como se observa en este ejemplo, se generaron doce líneas correspondientes a un pago variable por mes (duración del primer periodo de renovación de doce meses).

Al dar clic sobre la clave de algún pago variable, se abrirá la siguiente ventana para indicar el importe por el cual se va a calcular el pago. Una vez indicado el importe en el campo Valor Referencia, el sistema calculará el importe a cobrar, mostrándolo en el campo Total.

Finalmente cambiar el estatus a "Autorizado".

Al consultar la pestaña de CxC, se observará que habrá creado una Cuenta por Cobrar correspondiente a la Parte Variable.

Guante.

Esta opción se utiliza cuando en el contrato se estipula que habrá un pago de derecho de arrendamiento en dicho inmueble, por ello, en la pestaña "Otros" se encuentra el campo Aplica Guante, en el cual se deberá indicar "SI" o "No", de igual forma indicar el importe en el campo Valor Guante y en cuantos meses se puede realizar el cobro de este derecho en el campo Periodos Guante.

Al indicar la información y Autorizar el movimiento, se creará una línea en la pestaña "Renovaciones", correspondiente al cobro del Guante.

Al ingresar, dando clic sobre la Clave del registro, se observará la información.

Al cambiar el estatus a "Autorizado", se crearán las Cuentas por Cobrar correspondientes al cobro del Guante, por el importe y periodos indicados previamente.

Cuentas por Cobrar.

Al generar las CxC en la Renovación, se podrá dar seguimiento a estos movimientos dando clic sobre la Clave de la CxC, ésto abrirá el movimiento correspondiente a la CxC, para darle el seguimiento correspondiente. (el cual puede consultarse en la ruta Finanzas / CxC).

Al abrir el movimiento, se verán los datos generales de la Cuenta por Cobrar, observando que es un movimiento Cobro Cliente, y el movimiento se genera en estatus "Revisión".

En la parte inferior se observa el detalle del ítem correspondiente al concepto del cobro y el importe, mientras que de lado inferior derecho, se observa un recuadro con los importes y totales.

Se deberá indicar los Términos de Pago de la Cuenta por Cobrar, finalmente se deberá Autorizar para proceder a realizar el cobro en el sistema.

Una vez que la Cuenta por Cobrar se encuentra en estatus Autorizada, se puede aplicar el Pago de la misma, en el menú "Acciones", seleccionando la opción Aplicar Pago.

Se deberá indicar la Cuenta a la que ingresará el dinero, la Forma de Pago y el monto, finalmente dar clic al botón Aplicar Pago.

Una vez aplicado el Pago, se observará en la CxC que el pago ya se encuentra aplicado y lo correspondiente a esta CxC ya se ha pagado.

También se generará un Movimiento de Banco, (el cual puede consultarse en la ruta Finanzas / Movimientos Banco).

Generación de Factura.

Las Facturas se generan en la CxC, para ello el movimiento de CxC deberá contar con algunos datos como los Términos de Pago, Serie y Folio en la pestaña de datos "General".

Mientras que en la pestaña "Detalle", es necesario indicar el Uso del CFDI, Forma de Pago y Método de Pago.

Una vez que se hayan indicado estos datos, se deberá Autorizar el movimiento, posteriormente en el menú de Acciones, seleccionar la opción Timbrar.