Cuentas por Pagar

En este artículo se presenta el módulo del sistema que atiende los egresos con el fin de pagar a los respectivos proveedores. En este módulo se pueden realizar pagos independientemente de si están ligados o no a órdenes de compra y recibos.

Tipos de Cuentas por Pagar.

Dentro de este módulo existen 3 tipos de cuentas por pagar, de las cuales cada una tiene parámetros esenciales para su funcionalidad. Estos son los siguientes tipos de cuentas por pagar establecidos:

• Pago Proveedor: Tiene como requisito asignar el recibo de orden de compra a la cual estará ligada esta cuenta por pagar. Si no se asigna el recibo, no podrá ser creada.

• Otros: Tiene como función registrar un pago a un proveedor que no está ligado a un recibo u orden de compra. Esto es con la finalidad de registrar un pago a proveedor de servicios.

• Nota de Crédito: Esta última opción tiene la finalidad ya sea de ligar un pago que no fue realizado mediante un movimiento bancario, o cuadrar algún tipo de saldo pendiente que no será pagado con dinero.

Crear una CxP.

Parámetros Obligatorios.

• Tipo de CXP
• Proveedor (Persona / Empresa)
• Empresa
• Fecha de Registro
• Fecha de Programación
• Moneda de la CXP
• Estatus
• Recibo de Orden de compra si es la CXP es tipo pago proveedor

Íconos / Botones:

• Agregar / Guardar: Para crear, guardar o actualizar cambios o registros de la CXP.
• Cerrar: Sirve para cerrar formulario sin realizar guardar cambios.
• Eliminar:  Quita el registro cuando esté en estatus en revisión.
• Seguimiento: Permite visualizar los documentos ligados a la CXP.

Para crear una cuenta por pagar en el sistema, es necesario dirigirse a la siguiente ruta Finanzas/CxP. Mediante esta ruta se mostrará el listado de las cuentas existentes en sistema. Así mismo, en la parte superior derecha se muestra el botón Nuevo conforme a la siguiente imagen, que permitirá crear nuevas cuentas por pagar en sistema.

El formulario de cuentas por pagar contiene campos de carácter obligatorio para guardar o crear los respectivos registros en sistema.

Los campos requeridos son:

• Tipo
• Proveedor
• No. Factura
• Empresa
• F. Registro (fecha de registro)
• Fecha Prog. (fecha de programación)
• Moneda
• Estatus

Una vez completados los campos obligatorios para el registro de la cuenta por pagar, se habilitarán en la sección distinas pestañas que podrán apreciarse en la siguiente imagen, así como un apartado de lado derecho que presentará el desglose de los montos correspondientes.

Pestañas en CxP.

• Ítem de Cuentas por Pagar: En esta pestaña se tiene como finalidad agregar las líneas y los conceptos que serán pagados al proveedor.
• Conceptos Mov. Banco: En el apartado de esta pestaña es posible visualizar los movimientos de banco relacionados a la cuenta por pagar seleccionada, con los cuales se realiza el pago de dicho documento.
• Aplicaciones CxP: En esta pestaña es posible encontrar las notas de crédito aplicadas, en la cual podrán ligarse saldos que no serán pagados mediante movimientos de banco.
• Formatos: Aquí se encontrará un formato por default que muestra los datos del proveedor, el cual puede ser impreso.
• Archivos: En esta pestaña es posible cargar archivos en general o facturas en formato PDF, JPG y PNG; y sirven de consulta cuando los usuarios así lo requieran.

Ítems de CxP.

En el presente artículo se hablará acerca de la subsección del ítem de CxP, donde podemos visualizar un botón azul llamado +Línea, el cual tiene como función agregar uno por uno, todos los conceptos que serán pagados al proveedor. En este ítem el usuario será capaz de agregar la cantidad de conceptos y el precio unitario de cada uno artículo y/o servicio.

En la imagen previamente señalada se tiene un panel de totales en la sección derecha. Este subtotal es la suma de los montos del ítem. Dentro de este mismo apartado se muestra el Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA). Este checkbox puede ser marcado o no, según sea el requerimiento del usuario. También se muestran los Totales, dentro de los cuales se incluye la sumatoria del apartado Subtotal más Impuestos.

En la parte inferior del mismo panel se muestan Pagos y Saldos. Si la cuenta por pagar tiene algún movimiento de banco relacionado o una nota de crédito, se podrá visualizar la cantidad aplicada en la etiqueta Pagos. En caso de tener un saldo pendiente, este podrá visualizarse en la etiqueta Saldo.

Aplicación de Nota de Crédito.

Para realizar este procedimiento, es necesario crear una cuenta por pagar de tipo Nota de Crédito, asignando el proveedor correspondiente al mismo que tiene la cuenta por pagar a la que deseamos aplicar su respectiva relación. Posteriormente se requiere agregar un ítem con nombre y precio que sea equivalente en monto (sin incluir IVA) al valor que se desea aplicar como pago de la cuenta por pagar con el tipo Pago Proveedor u Otros.

Una vez que ha sido creada la nota de crédito, se selecciona la pestaña Aplicaciones CxP, en la cual se muestra un botón azul llamado +Aplicación.

Al seleccionarlo, aparecerá una pequeña ventana emergente, en la cual se solicita seleccionar el tipo de la cuenta por pagar tipo Otros o Pago Proveedor, según sea el caso, así como el monto que desea aplicarse en los respectivos pagos.

Estatus de las Cuentas por Pagar.

Los estatus en cuentas por pagar son de gran utilidad para controlar la edición y/o modificación del documento. A continuación se presenta una síntesis respecto a la funcionalidad de cada estatus.

• En Revisión: Permite que la cuenta por pagar sea editada en su totalidad.
• Autorizada: Bajo este estatus los campos de la cuenta por pagar se inhabilitan para su edición. Si los usuarios desean continuar con modificaciones al documento, será necesario regresar al estatus En Revisión.
• Cancelado: Inhabilita los campos y se evita que los usuarios editen la cuenta por cobrar.