Eventos

Vertical Eventos.

Esta vertical tiene como objetivo el manejo y control de los procesos comerciales, operativos y administrativos de aquellas empresas encargadas de la logística, operación y administración de eventos.

Oportunidades.

El módulo de Oportunidades contiene la información del seguimiento formal de prospección y cotización, hasta determinar si el prospecto decide adquirir el producto y/o servicio para pasar a ser un cliente dentro del sistema o en su defecto, cancelar la operación.

Parámetros para crear un nuevo registro.

A continuación se podrá revisar un ejemplo de una oportunidad con registros de la pestaña de datos Generales:

Tipo Pedido: Es el proceso o método a aplicar de acuerdo al flujo seleccionado.
Nombre: Sirve para describir brevemente o identificar la prospección. 
Cliente: Se selecciona el cliente interesado en brindar cotización. 
Contacto: Representante de la empresa que es el contacto directo para cerrar la prospección o venta (Si aplica).
Mercado: Listado de precios a mostrar de productos en almacén al seleccionar el mercado correspondiente.
Vendedor: Sirve para seleccionar el vendedor del cliente, en caso de ser distinto del que está creando la oportunidad.

Botones del encabezado:

Buscador: Permite buscar una Oportunidad en particular.
Guardar:  Para crear o modificar registros en el sistema.
Guardar y Nuevo: Guarda el registro y crea uno nuevo para comenzar la captura del mismo.
Guardar y Cerrar: Cerrar formulario sin guardar ninguna modificación.
Acciones: Dependiendo los permisos del usuario, se observarán las acciones a las que tiene acceso, puede consultar fecha de registro de la Oportunidad, Eliminar o consultar datos del Cliente.

Bitácora de Flujos: Registra las distintas ediciones realizadas a las oportunidades mostrando ciertas variables (clave de usuario, tipo, fecha, comentarios, datos y ventana).
Cotizaciones:
+Línea: Seleccione los productos o ítems que no están en el almacén que desee cotizar al cliente.
Estatus: Estatus de la Cotización (En revisión, Autorizada o Cancelada)
En Revisión: La Cotización se genera en este estatus, e indica que aún está editándose.
Autorizado: La cotización se guarda como autorizada una vez que ha pasado por una revisión y validación de datos.
Cancelada:  Indica que el cliente cancela la cotización y la oportunidad no puede ser ganada.
Tareas: Seleccione el porcentaje de avance que se ha realizado a lo largo del proceso.

La actividad de realizar ediciones en las pestañas Usuarios de Flujos y Documentos WFlow, permite agregar más información al sistema, con el fin de agregar documentos que no son requeridos en el flujo, pero pueden ser considerados como importantes para ser adjuntados a la prospección.

También es posible agregar comentarios en las tareas y asignar fechas de recordatorios que indicarán el día en que deberá recibirse una notificación a su correo electrónico, con el fin de informar que hay una o varias tareas pendientes de realizar.

Por otro lado, el formulario de Oportunidades, cuenta con varias pestañas o secciones en el menú superior. Estas pestañas cuentan con campos requeridos para poder guardar el registro.

Cotización.

El registro de la cotización permite conocer tanto a vendedor y cliente una prospección del valor de la venta o servicio que se está ofertando, para ello es posible crear Agrupadores que permiten tener mayor claridad de los productos que se están cotizando.

Estos agrupadores se deben crear en el botón + Agrupador.

Se deberá agregar los que sean necesarios y después ser seleccionados con el botón + Grupo / Kit.

Se observarán los grupos que se hayan seleccionado, y se agrupará la cotización correspondiente a esos productos o servicios.

Los totales de la Cotización se verán reflejados en la parte derecha de la pantalla de Cotización:

Tareas.

El registro de tareas permite identificar el avance del flujo de operaciones, en FlexWM se indican porcentajes de avance de acuerdo a la tarea seleccionada, la cual puede depender del cumplimiento de tareas predecesoras.

Una vez que se registre la Oportunidad como Ganada, se generará una Venta, Pedido o Evento, según sea el caso.

Calendario de Oportunidades y Eventos.

Se trata de una vista a modo de calendario, en la cual es posible visualizar todas las Oportunidades y Eventos que se registran en el Sistema.

La visualización de esta información permite tener más visibilidad y apoyar en el seguimiento de las oportunidades de prospección de clientes. Se encuentran en la ruta Comercial / Calendario Oportunidades, y Comercial / Calendario de Eventos (según sea el caso), teniendo las siguientes características principales.

1. Calendario: Permite seleccionar fechas específicas.
2. Tipo de Vista: Permite visualizar el calendario de manera mensual, semanal, por día o en listado.
3. Buscador: Permite buscar por palabras para localizar oportunidades en específico
4. Filtros aplicados: Muestra los filtros que se han aplicado.
5. Nuevo: Botón para generar una nueva Oportunidad.

Los días que abarca en el calendario, corresponden a los días indicados en el movimiento de Oportunidad, en la pestaña "Valores", abarcando Fecha y hora de inicio y final.

Vista Mensual.

Vista Semanal.

Vista Listado.

Recursos.

El catálogo de recursos, comprende aquellos medios que son propiedad de la empresa y pueden ser empleados para el cumplimiento del evento, de tal forma que no son productos que se encuentren a la venta.

Para dar de alta Recursos, se deberán crear previamente Tipos de Recursos, en el catálogo Operaciones / Catálogos Operaciones / Tipos de Recursos.

Una vez creados los tipos, se crearán los Recursos en el catálogo de Recursos, el cual se encuentra en la ruta Operaciones / Recursos

Dar clic en el botón + Nuevo para generar un nuevo registro, se deberá indicar la información necesaria y finalmente clic al botón Agregar.

Este recurso se puede asociar en un Evento, indicando que se está utilizando en dicho evento.

Envío de Pedidos.

Se refiere al envío de los productos relacionados al servicio adquirido, es decir los productos que se emplearán para llevar a cabo el evento.
Se registra en el Evento correspondiente en la tab "Envío de Pedidos".

Se deberá dar clic al botón + Nuevo y generar el movimiento de Envío.

En la parte de Ítems de Envío de Pedidos, se deberá indicar los productos que se van a enviar, en el caso de productos con número de serie, se deberá indicar la serie correspondiente.

Al consultar la existencia de estos productos en la ruta Almacenes / Existencias, se observa que han salido del almacén de la empresa y se encuentran en un almacén virtual, tomando en cuenta que deben regresar una vez que termine el evento.

Devolución de Pedidos.

Para devolver los productos al almacén se deberá generar un movimiento de Devolución, en el cual se tiene que indicar el mismo producto que se envió, así como el Almacén al que entrará el producto.

Al consultar la existencia de estos productos en la ruta Almacenes / Existencias, se observa que han entrado nuevamente al almacén de la empresa, y esto se realiza una vez que termine el evento.

Pedidos Extra.

Esta opción permite generar un nuevo Pedido desde un Pedido/ Evento ya existente, en casos donde el mismo cliente requiera algo adicional. El Evento deberá encontrarse en estatus "Autorizado" para poder crear un nuevo Pedido.

Dentro del Evento, se encuentra una tab llamada "Extras", en la cual se podrá agregar un nuevo Pedido con el botón + Extra.

Al dar clic, se deberá confirmar la creación del Pedido Extra.

Esto permitirá la creación de un nuevo Pedido, el cual conservará los datos generales que se hayan indicado en el Pedido original, colocando en la Descripción la leyenda "EXTRA".

Horarios

Sirve para indicar los horarios de inicio y final, de las distintas actividades del Evento, en las cuales es posible indicar fechas y horas de programación. Esta se encuentra dentro del Pedido en la tab denominada "Horario".

Salones

Se trata de un catálogo, en el cual es posible dar de alta los diferentes lugares en donde se realizan los eventos, pueden tratarse de salones, haciendas, etc.

En el Evento, se podrá seleccionar el lugar, mismo que debe estar previamente dado de alta en el catálogo de Salones (Ruta: Comercial / Salones).

Vista desde el Evento.

Al dar clic sobre el buscador de salones, se podrá seleccionar el Salón: